Gegevens voor tachograaf verplicht handmatig invoeren

BUSWORLD

ONZE FCBO-EXPERTS

Pascale Verdoy

Danny De Wilde

Ruben Elsen

Frank Lambrichts

Siemen Van Cauwenbergh

Geert Aerts

Dit e-zine brengt een artikelenreeks waarin een expertenpanel – samengesteld uit zes FCBO-instructeurs – hun visie geven op onderwerpen die leven bij bus- en autocarchauffeurs.

Digitale tachografen worden almaar slimmer en registreren steeds meer informatie. Niettemin moet je sinds 2015 nog aardig wat gegevens handmatig invoeren of bevestigen. Een belangrijke taak want 80% van de overtredingen is een gevolg van bedieningsfouten of onvolledige informatie.

Eigenlijk is het principe heel eenvoudig: alles wat niet automatisch door de tachograaf op de bestuurderskaart wordt geregistreerd, moet je handmatig toevoegen. Wanneer je de dienst aanvat, vraagt de tachograaf om alle andere activiteiten toe te voegen zoals rustperiodes of andere werkzaamheden die je hebt verricht. Bij het begin van de rit en het plaatsen van de bestuurderskaart in de tachograaf wordt gevraagd om de voorafgaande andere activiteiten of rustperiodes in te voeren tussen het einde van de vorige rit en het aanvatten van de nieuwe opdracht. De chauffeur is wettelijk verplicht om al die gegevens in te voeren voor een correcte en volledige registratie van de rij- en rusttijden. Als het administratief te veel werk is, dient er gebruik gemaakt te worden van het document ‘Verklaring van activiteiten’.

Vrijstelling tot trajecten van 50 kilometer

Lijnbussen en schoolbussen zijn – onder bepaalde voorwaarden – vrijgesteld van de plaatsing en het gebruik van een tachograaf. In het geregeld en bijzonder geregeld vervoer geldt de vrijstelling voor enkelvoudige trajecten van maximaal 50 kilometer. Wanneer een traject langer is dan 50 kilometer moet je dat handmatig invoeren in de tachograaf.

Voor bijzonder geregeld vervoer (leerlingen- en werknemersvervoer) is het belangrijk dat de chauffeur ook een kopie van het respectieve vervoerscontract bij zich heeft.

Bussen waarvoor de vergunning voor (bijzonder) geregeld vervoer werd afgeleverd en waar men geen ongeregeld vervoer mee mag doen kunnen vrijgesteld zijn van plaatsing van tachograaf.

Opletten met combinatie van lijn- of schooldiensten met toerisme

Maar, wanneer een autocar met tachograaf als schoolbus wordt ingezet, is het opletten. Wanneer de chauffeur met dat voertuig uitsluitend als schoolbus wordt gereden, is er geen probleem. Anders wordt het wanneer de chauffeur er 1 dag op 56 dagen mee rondrijdt als zuivere autocar voor bijvoorbeeld een daguitstap. In dergelijke situatie moeten de werkzaamheden van de overige 55 dagen manueel worden ingevoerd! Als het administratief te veel werk is, dient er gebruik gemaakt te worden van het document ‘Verklaring van activiteiten’.

Van zodra de chauffeur of het voertuig gemengd vervoer doet – overdag rijden met een lijnbus en ’s avonds of in het weekend een pendelrit naar sneeuw of zon – moet hij of zij handmatig invoeren dat er voorafgaand voor De Lijn of LeTec werd gereden. Alle activiteiten (werkgerelateerd/ook voor een andere werkgever), anders dan het besturen van een tachograafplichtig voertuig dienen handmatig ingegeven te worden op de bestuurderskaart, of bij een te complexe ingave kan men het document ‘verklaring van activiteiten’ gebruiken.

Naar de stelplaats of het tankstation en het uitvoeren van testritten

De handmatige invoer moet ook gebeuren wanneer je met de school- of bedrijfsbus waarmee je dagelijks van huis uit vertrekt naar het tankstation, de garage of het depot moet rijden!

Van zodra je in het depot of de stelplaats bent, schakel je in België de tachograaf op ‘Out’. Hierdoor kan men het voertuig nog binnen het bedrijfsterrein verplaatsen om er bijvoorbeeld mee naar het tankstation, de wasstraat of de werkplaats te rijden. Als een mecanicien er een testrit mee wil maken, of buiten het bedrijfsterrein moet gaan tanken, dan moet hij daarvoor zijn mecanicienskaart in de tachograaf plaatsen.

Aandachtspunten

Sinds februari 2022 moeten chauffeurs de landcode invoeren bij elke grensovergang! Bij de nieuwste slimme tachografen – smart tacho 2 - gebeurt dat automatisch met behulp van het navigatiesysteem. Bij wat oudere toestellen moet je die code handmatig invoeren. Bij het begin en einde van de dagtaak dient het begin- en eindland ingevoerd te worden. Bij het uithalen van de bestuurderskaart gaat de tachograaf dit automatisch vragen. Indien de kaart in het voertuig blijft, dient men dit handmatig in te voeren. Sinds de invoering van SMT2 (aug 2025) is automatische registratie nu de standaard, waardoor een stuk van de manuele invoer bij internationaal vervoer verdwenen is.
Wanneer de tachograaf is verbonden met het navigatiesysteem wordt de landcode automatisch ingevuld. Is dat niet zo, selecteer dan de juiste landcode en gebruik voor Frankrijk F en niet FR want dat zijn de Faröer-eilanden! Weet ook dat de Spaanse autonome regio’s aparte codes hebben en het niet volstaat om de landcode E in te tikken voor heel Spanje: Andalusië (AN), Aragon (AR), Catalonië (CAT), Castillië-Léon (CL), Castillië-La Mancha (CM), Baskenland (PV), Murcia (MU), Navarra (NA), Madrid (M). Echter als er een storing is in de communicatie, dient het handmatig ingevoerd te worden.
Met de pijltjestoetsen geef je de juiste begin- en eindtijd van de dienst of de laatste activiteit(en) in sinds de bestuurderskaart uit de tachograaf is gehaald.
Respecteer de tijdsduur van de rustpauzes en ga niet opnieuw rijden in de 15e of de 45eminuut. Wacht liever één of twee minuten om er zeker van te zijn dat de tachograaf niet registreert dat de rusttijd voortijdig werd onderbroken.
Voer de handmatige invoer correct en volledig uit opdat je werkzaamheden juist worden geregistreerd. Op die manier vermijd je overtredingen en voorkom je vaak torenhoge boetes want men kan tot 56 dagen terug kijken. Wanneer er een hiaat zit in je tijdsregistratie zal het tachograafscherm dat weergeven als ‘Geen handmatige invoer geregistreerd’. Hiervoor dient de chauffeur verantwoording af te leggen. Dit kan door het document ‘verklaring van activiteiten’ bij te hebben.
Wanneer je een betaalde activiteit niet manueel kan invoeren in de tachograaf omdat zij niets te maken heeft met je werk als chauffeur (omdat je bijvoorbeeld legaal bijwerkt bij een traiteur), zorg er dan voor dat je beschikt over een attest waarin die activiteit van begin- tot einduur wordt vermeld. Eventueel kan je dat registreren via het hamer-sleutel-symbool van ‘Andere werkzaamheden’.
Het rijden zonder kaart, het rijden met de kaart van iemand anders of het rijden met een beschadigde kaart leidt tot hoge boetes en juridische vervolging. De tachograaf gaat de beschadigde kaart weigeren. De chauffeur dient dan voor het begin van de dienst en op het einde van de dienst een uitprint te maken van de tachograaf en op deze uitprint de gegevens in te vullen. Vraag bij beschadiging tijdig een vervangende kaart aan.