Saisie manuelle obligatoire des données pour le tachygraphe

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Cet e-zine rassemble une série d'articles dans lesquels un panel d’experts, constitué de six instructeurs de FCBO, livrent leur vision sur des sujets bien à propos dans la fonction de chauffeur de bus et d’autocars.

Les tachygraphes numériques deviennent de plus en plus intelligents et enregistrent de plus en plus d’informations. Néanmoins, depuis 2015, vous devez encore saisir ou confirmer un certain nombre de données manuellement. Une tâche importante, car 80 % des infractions résultent d’erreurs de manipulation ou d’informations incomplètes.

En réalité, le principe est très simple : tout ce qui n’est pas automatiquement enregistré par le tachygraphe sur la carte conducteur doit être ajouté manuellement. Lorsque vous commencez votre service, le tachygraphe demande de saisir toutes les autres activités, telles que les périodes de repos ou les autres tâches que vous avez effectuées. Au début du trajet, lors de l’insertion de la carte conducteur dans le tachygraphe, il vous sera demandé de saisir les autres activités ou périodes de repos ayant eu lieu entre la fin du trajet précédent et le début de la nouvelle mission. La loi impose au conducteur de saisir toutes ces informations afin d’assurer un enregistrement correct et complet des temps de conduite et de repos. Si la charge administrative est trop importante, il convient d’utiliser le document « Déclaration d’activités ».

Exemption pour des trajets jusqu’à 50 kilomètres

Les bus de ligne et les bus scolaires sont – sous certaines conditions – exemptés de l’installation et de l’utilisation d’un tachygraphe. Dans le transport régulier et régulier spécialisé, l’exemption s’applique aux trajets simples d’un maximum de 50 kilomètres. Lorsqu’un trajet dépasse 50 kilomètres, il faut le saisir manuellement dans le tachygraphe.

Pour le transport régulier spécialisé (transport scolaire et transport de personnel), il est important que le conducteur ait également sur lui une copie du contrat de transport correspondant.

Les autocars pour lesquels une autorisation de transport régulier (spécialisé) a été délivrée, et qui ne peuvent pas être utilisés pour des services occasionnels, peuvent être exemptés de l’installation d’un tachygraphe.

Attention à la combinaison de services de ligne ou scolaires avec des services touristiques

Mais, lorsqu’un autocar équipé d’un tachygraphe est utilisé comme bus scolaire, il faut être vigilant. Si le conducteur utilise ce véhicule uniquement comme bus scolaire, il n’y a pas de problème. La situation change toutefois si le conducteur l’utilise un jour sur 56 comme autocar classique, par exemple pour une excursion d’une journée. Dans ce cas, les activités des 55 autres jours doivent être saisies manuellement ! Si la charge administrative est trop importante, il convient d’utiliser le document « Déclaration d’activités ».

Dès que le conducteur ou le véhicule effectue un transport mixte – par exemple un service de ligne le jour et une navette touristique le soir ou le week-end – il est obligatoire de saisir manuellement que le véhicule a été utilisé auparavant pour De Lijn ou LeTec. Toutes les activités (liées au travail, y compris pour un autre employeur) autres que la conduite d’un véhicule soumis à l’obligation de tachygraphe doivent être encodées manuellement sur la carte du conducteur. En cas d’encodage trop complexe, il est possible d’utiliser le document « Déclaration d’activités ».

Vers le dépôt ou la station-service et la réalisation de trajets d’essai

La saisie manuelle doit également être effectuée lorsque vous utilisez le bus scolaire ou de l’entreprise, avec lequel vous partez quotidiennement de chez vous, pour vous rendre à la station-service, au garage ou au dépôt!

Une fois au dépôt, le tachygraphe doit être réglé sur « Out » en Belgique. Cela permet de déplacer le véhicule sur le site de l’entreprise, par exemple vers la station-service, l'installation de lavage automatique ou l’atelier. Si un mécanicien doit effectuer un trajet d’essai ou sortir pour faire le plein, il doit insérer sa carte de mécanicien dans le tachygraphe.

Points d'attention

Depuis février 2022, les conducteurs doivent saisir le code pays à chaque franchissement de frontière ! Avec les tachygraphes intelligents les plus récents – smart tacho 2 – cela se fait automatiquement à l’aide du système de navigation. Sur les appareils un peu plus anciens, ce code doit être saisi manuellement. Au début et à la fin de la journée de travail, le pays de départ et le pays d’arrivée doivent être enregistrés. Lors du retrait de la carte du conducteur, le tachygraphe demandera automatiquement ces informations. Si la carte reste insérée dans le véhicule, ces données doivent être introduites manuellement. Depuis l’introduction du SMT2 (août 2025), l’enregistrement automatique est désormais la norme, ce qui a supprimé une partie de la saisie manuelle lors des transports internationaux.
Lorsque le tachygraphe est connecté au système de navigation, le code pays est rempli automatiquement. Dans le cas contraire, sélectionnez le code pays correct et utilisez pour la France F et non FR, car ce dernier correspond aux îles Féroé ! Sachez également que les régions autonomes espagnoles ont des codes distincts et qu’il ne suffit pas de saisir le code E pour toute l’Espagne : Andalousie (AN), Aragon (AR), Catalogne (CAT), Castille-et-León (CL), Castille-La Manche (CM), Pays basque (PV), Murcie (MU), Navarre (NA), Madrid (M). Cependant, en cas de problème de communication, les données doivent être saisies manuellement.
Utilisez les touches fléchées pour indiquer l’heure exacte de début et de fin du service, ou de la/des dernière(s) activité(s), depuis que la carte conducteur a été retirée du tachygraphe.
Respectez la durée des pauses de repos et ne reprenez pas la conduite à la 15ème ou à la 45ème minute. Il vaut mieux attendre une ou deux minutes pour être sûr que le tachygraphe n’enregistre pas une interruption prématurée du temps de repos.
Effectuez la saisie manuelle correctement et complètement afin que vos activités soient correctement enregistrées. Cela vous permet d’éviter les infractions et souvent des amendes très élevées, car il est possible de vérifier les données jusqu’à 56 jours en arrière. Lorsqu’il y a une interruption dans votre enregistrement des temps, l’écran du tachygraphe l’indique par le message ‘Aucune saisie manuelle enregistrée’. Le chauffeur doit pouvoir en justifier. Cela peut se faire en ayant sur lui le document « Déclaration d’activités ».
Si une activité rémunérée ne peut pas être saisie manuellement dans le tachygraphe parce qu’elle n’est pas liée à votre travail de conducteur (parce que vous exercez légalement une activité annexe, par exemple chez un traiteur), veillez à avoir un certificat précisant l’heure de début et de fin de cette activité. Le cas échéant, vous pouvez l’enregistrer via le symbole marteau-clé de ‘Autres activités’
La conduite sans carte, avec la carte d’un tiers ou avec une carte endommagée peut entraîner de fortes amendes et des sanctions judiciaires. Le tachygraphe refusera la carte endommagée. Le chauffeur doit alors, au début et à la fin du service, effectuer une impression depuis le tachygraphe et y inscrire les informations nécessaires. En cas de carte abîmée, veillez à demander à temps une carte de remplacement.